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3-05.タイムテーブルを作成する

タイムテーブルの意義・使い方


 演奏会では「リハーサル開始」「舞台袖集合」など奏者全員が関係する動きもあれば、「照明合わせ」「録音開始」など各係独自の動きもあります。こうした細かい動きについては、一つでも忘れてしまうと当日の進行に支障が出てしまうこともあるため、事前にタイムテーブルを作成し漏れが無いようにします


 小さな演奏会なら各係のタイムテーブルを全て1枚にまとめてもいいですし、大きな演奏会の場合は例えば「PA用」「照明用」など分けてタイムテーブルを作ることもいいでしょう(ただその場合も全員に共通の動きを網羅した全体タイムテーブルは必要です)。


 タイムテーブル案は少なくともゲネプロ時までに作成・配布し、ミーティングで確認します。その際必ず「この動きを入れ忘れていた」「これでは時間が足りなそう」などの意見が出るはずですので、それを反映させ最終版のタイムテーブルを作成・配布します。またこれを用いて、借用物品・当日のスケジュール等について会場側と直前打合せを行います。

●演奏会タイムテーブルの例
3-05-1.xls
Microsoft Excelシート 21.0 KB
●演奏会本番進行表の例
3-05-2.xls
Microsoft Excelシート 22.0 KB


時間が押したり巻いたりしないよう


 タイムテーブル作成の際は一つひとつの動きにどれだけ時間がかかるかを計算しながら、各動きを配置していきます。


 特に気を付けるべき時間は「開場時間」と「会場完全撤収時間」の2つで、この時間は厳格に守る必要があります(遅れると、前者は観客に、後者は会場に迷惑がかかります)。ある程度時間が押して(=進行が予定より遅れて)も吸収できるように、例えば昼食休憩などの時間を余裕を持たせて設定しておきます。

 一方、あまりに時間が巻いて(=進行が予定より早くなって)長い待ち時間が発生するのも、奏者の本番へのモチベーションを下げることにもなりかねません。


 これら時間の押し・巻きをできる限り防ぐためには事前の準備もそうですが、実際に本番当日何にどれくらい時間がかかったのかをしっかりメモしておいて次に活かすという視点も重要です。

 

「初めて司会をやったとき時間が押しちゃって、地方から見に来てて予定より遅れたから、飛行機とか新幹線の時間があるから途中で出てきちゃった、ということをお客さんのコメントで知って、『だめなんだ、そこを気にしなきゃ』と思って、司会で時間を守るようになった。5分以上押したら『事故』だと俺は思っている」「でも分量が多くて『オンタイムで終われませんよこれ』って台本もある。その時は想定できるから、事前の打合せで相談する」(2016.8.15文化放送「鷲崎健のヨルナイト×ヨルナイト」)

各係を依頼する


 演奏会を開くには、次ページのような様々な係が必要となります。所属員の知人、OB・OG、付き合いのある団体、(学生団体であれば)保護者といった方々にお願いをしますが、専門的な技能が求められる場合は会場所属の技術スタッフなどプロを依頼します。
 なおこれらの係は、特に当日の動きがかなり必要となるため、演奏会の規模によりますができれば奏者が兼任しない方が当日慌てることを避けられます

 

ゲネプロを行う


 ゲネプロとは本番前に演奏会の流れを全部リハーサルすることです。演奏自体はその前までに仕上げておき、ゲネプロ当日は「通しで演奏すると楽器・身体の状態はどうなるか」「演奏以外の部分はタイムテーブル通り動けるか」を確認することとなります。そのため、ゲネプロ中は何があっても基本的には途中で止めず、気になった事項はメモしておきゲネプロ終了後のミーティングで確認します。
 なお、司会など各係を外部にお願いしている場合は、ゲネプロ当日も来ていただき一緒に確認を行います。

 

●演奏会当日に必要となる係の例

裏方責任者 各係の確認、会場との折衝、急病人や地震等の突発事態への対応を行う。また観客の視線に立ち、駐車場、トイレ、空調の効き具合、客席からの見え具合、控室の話声が客席まで聞こえないか等、客観的に各所を確認する。防災上物を置いてはいけない個所に物が無いか、飲食場所・ゴミ箱の使用に問題が無いか等もチェックする。
ステージマネージャー 略してステマネ。タイムテーブルに基づき各係に指示を出すなど全体のマネジメントを行うもので、大きな演奏会では専任の担当が必要。各係とはインカムと呼ばれるヘッドセットを用いて連絡を取り合う。
司会係 奏者が兼任する場合、専属の場合がある。また影アナ係も別に必要。
照明係 調光卓やピンスポ等を操作する(調光室にベル・会場内BGMの装置等があればそれらを操作することも)。基本はタイムテーブルに従い操作するが、曲中で操作が必要になる場合は楽譜(スコア)を読みながら指示・操作を行う。
PA係 マイク等の音響関係を扱う。バンド系で重要だが、それ以外でも司会等で必要となる(特にハウリング・音が出ない等のトラブル防止は重要)。なお照明・PAのリハーサル時間はかなり必要なこともあるため、事前に確認しておく。
受付係 開場前は、プログラム冊子に他の演奏会のチラシを折り込みたいと依頼があった場合の対応を行う。開場時間になったら観客にプログラム冊子を配布する。また奏者あての差入れ・花束があれば受け取る(送り主、送り先を整理)。チケットがある演奏会はもぎりを行い、チケット取り置き・招待客の対応をする。終演後はアンケートを回収する。
ドア係 演奏中に観客が出入りしないようにドアに張りついておく。
楽器運搬・会場設営係 大きな楽器がある場合はトラックを手配する。なお楽器運搬・雛壇などステージ設置などの力仕事は特に、奏者以外に手伝いがいた方が助かる。
録音録画係 所属員の記念・次回演奏会の資料用・web公開用などのため録音・録画する。
写真係 ステージ風景や楽屋等あらゆる場面を記録し、記念・次回の資料用とする。
打上げ幹事 人数確認・会場手配・誘導・司会進行・集金などを行う。