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2-04.備品等の管理をする

備品管理の方法

 

 団体所有の金銭と同様、楽器や楽譜、録音機材といった様々な備品についても団体の重要な資産であるため、しっかりとした管理が求められます。


 まず物品の購入時、それが備品として管理すべきものか、それとも消耗品としてすぐ使ってしまうものかを判別します。例えばギターの弦や木管楽器のリード、金管楽器のグリス等は数年も使い続けるものではないため、消耗品とみなし以下に挙げる管理は行いません(ただしこれら消耗品も、団体として大量に購入し所属員にその都度支給する場合は残数管理が必要です)。


 管理すべき備品となった場合、備品管理台帳に追加し管理します。そして引継時等の最低限年に一度は棚卸しを行い、紛失等が無いか確認を行います


 備品は部室など団体専用の置場で保管するのが一番ですが、それが無かったり狭かったりする場合、備品は各自の自宅等で管理することとなります。いずれにせよ私物と混同することの無いよう、備品自体にマジックで書いたりシールを貼ったりして団体所有である旨の表示をします。


 また備品を他団体へ貸与する場合、貸出帳を作成することと同時に、貸出中の破損についてどちらが責任を持つか書面で取り決めをしておく等が求められます。


 団体所有の備品以外に、他団体から借用している備品や、学生団体で学校所有の備品があればそれも別途管理を行います。この場合は他団体・学校側に管理台帳があり、故意の破損や紛失があると大きな問題に繋がる可能性がありますので、よりレベルの高い管理が求められます。


 以上のような備品管理は細かくやりだすとキリが無くなってしまうので、団体の実情に合わせてどこまでやるかを決めます。ただ最低限「他団体や学校が所有する備品」「高額な団体備品」は確実な管理が求められます

 

●備品管理台帳の例
2-04-1.xls
Microsoft Excelシート 27.5 KB


資料の保管

 

 備品以外にも、例えば演奏会のパンフレットや、会議のレジュメ・議事録、会計の帳簿・領収証・部費会費の徴収簿といった団体の「資料」もしっかり保管しておくと、後世の所属員にとって役に立つものとなります。

 

 ただ、資料をただそのまま全て保管していたのでは、せっかく活用できる資料があるのに量が多すぎてそこに辿りつけなくなってしまう可能性があります。必要な資料を精査し、後で検索しやすくなるよう分かりやすく整理して保管することが必要となり、それを団体の中でどの担当が行うのかを明確に決めておく必要があります。

 

 資料の保管時は「重複資料や作成途中の資料を残さない」ことが原則となります。会議の出席者全員に配られる資料については、団体としてはそのうち一つの資料だけ残してその他は破棄します(重複資料の排除)。また完成した資料さえあればいいので、作成途中の資料も破棄します(例えば所属員に書いてもらったアンケートの場合、その集計結果さえあればいいのでアンケートの原紙自体は破棄します)。


 書類やパンフレット類は生のままでは整理もしづらく紛失の可能性もあるため、リングファイル等の文具を上手に活用し保存します。

 

電子データの保管


 昨今は電子データの保管もその重要性を増しています。書類作成時、前年度の書類データをベースに今年度版に作り変えるということもでき、業務の効率化にもつながります。


 団体専用のPCを所有している場合はデータ保管は比較的容易ですが、多くの場合は各個人が私物のPCを使用して書類を作成することになるため、データ保管は意識的に行う必要があります。例えばファイル共有機能のあるグループウェアを使用したり、サーバをレンタルして会議資料は必ずそこにアップするルールにしたりという方法があります。


 ファイルについては、後で他の人が見ても分かるように適切な名前をつけ、適切なフォルダ階層に保存します。これらは「後でちゃんと整理しよう」と思っても多分やらないので、最初にファイルを作る段階で行っておく必要があり、そのルール作りをします。例えば「『【会計】上半期会計報告』のように係を最初に入れる」「『11年度05回総会』のように該当する会議フォルダに保存する」等です。

電子データの保管

 昨今は電子データの保管もその重要性を増しています。書類作成時、前年度の書類データをベースに今年度版に作り変えるということもでき、業務の効率化にもつながります。

 団体専用のPCを所有している場合はデータ保管は比較的容易ですが、多くの場合は各個人が私物のPCを使用して書類を作成することになるため、データ保管は意識的に行う必要があります。例えばファイル共有機能のあるグループウェアを使用したり、サーバをレンタルして会議資料は必ずそこにアップするルールにしたりという方法があります。

ファイルについては、後で他の人が見ても分かるように適切な名前をつけ、適切なフォルダ階層に保存します。これらは「後でちゃんと整理しよう」と思っても多分やらないので、最初にファイルを作る段階で行っておく必要があり、そのルール作りをします。例えば「『【会計】上半期会計報告』のように係を最初に入れる」「『11年度05回総会』のように該当する会議フォルダに保存する」等です。