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1-03.規則の制改定・確認を行う

規則の意義とその扱い


 団体の規則は、まず対外的には自分達の団体がどういう団体であるかを明示する有用な手段となります(そのため、例えば公共施設の借用時などに提出を求められることもあります)。また対内的にも、様々な事項についてあらかじめ定めておくことで、運営について一定のレベルを保たせることができ、さらに団体内のトラブルを防止したり仮にトラブルが発生してもその対応がしやすくなります


 こうした理由から、規則を定めていない団体はぜひ定めることをお勧めします。以下に規則の例を掲載するので、これを自団体向けに作り変えてみてください。また既に規則がある団体も確認を行い、必要なら改定を行います。


 なお規則は一度定めると所属員の同意が無いと変えられないため、あまり細かく定めすぎると柔軟な活動ができなくなってしまう場合もあります。そのため毎年変わらない事項を規則に定め、それ以外は毎年会議で定める、とすると運用しやすくなります。


 規則は団体の公式サイトで公開したり印刷配布したりする等、所属員がいつでも参照できるようにしておきます。また普段はなかなか規則に触れる機会がないため、年度替わりに勉強会を開く等してその存在を所属員に知ってもらうことも必要です。

●規則の例


□□アンサンブル会則

○○年○月○○日制定

××年×月××日改正

第1章 総則 ★章立てすると読みやすい規則になります。
(名称)★各条の前に、その条で定める事項を一言で書きます。
第1条 本会は□□アンサンブルと称する。
(所在地)
第2条 本会の事務局を○○県△△市に置く。★学生団体であれば学校の所在地となります。一般団体であれば責任者の自宅(詳細番地不要)か、練習場所を示しておきます。
(目的)
第3条 本会は○○の演奏活動を通し、技能の向上や会員相互の理解と親睦を深め、さらに周辺地域の文化・芸術の振興のため努力することを目的とする。
(活動)
第4条 本会は前条の目的を達成するために以下の活動を行う。★明記すると必ず行わなければならなくなるため、不確定なものは会議で毎年定めるとしておきます。
(1)定期演奏会の開催
(2)他組織が主催する演奏会への参加
(3)第14条で定める会議(以下「総会」という)において議決された事項
(所属団体)
第5条 本会は○○学校サークル連合会に所属する。★所属団体がある場合に入れます。

第2章 会員
(入会および会員情報変更)
第6条 入会を希望する者は、会長に所定の入会届を提出し、これを会長が受理した場合に会員として認める。
②入会届に記載した情報が変更された場合は、所定の変更届を提出しなければならない。
(会員の義務)
第7条 会員は以下の義務を負う。
(1)活動への積極的な参加
(2)会費の納入 ★会員であることイコール会費の納入義務が発生すると定めます。
(3)本会則および別に定める倫理規定等、総会において議決された事項の遵守
(休会)
第8条 特別の理由により1ヶ月以上活動に参加できない会員は、休会をすることができる。会長に所定の休会届を提出し、これを会長が受理した場合、休会を認める。
★会計の章で定める通り、休会中は団体の活動に参加しない代わりに会費の納入義務も免除されるとしておきます。
(退会)
第9条 退会を希望する者は、会長に所定の退会届を提出し会長が受理した場合にこれを認める。
②会員は原則として3年次の定期演奏会後最初に召集される総会をもって退会とする。なおこの場合は前項の退会届を必要としない。★学生団体の場合は引退時期を明確に定めておきます。これは、組織の代替わり時期や会費の徴収対象等を明らかにする意味があります。
③会員が以下の1つに該当した場合、総会において出席者の3分の2以上の賛同を経て、当該会員を退会させることができる。
(1)3ヶ月以上会長に連絡することなく活動に参加しなかった場合
(2)6ヶ月以上会費を滞納した場合
(3)本会の信用を失わせる行為、もしくは本会の運営を妨げる行為等を行った場

 

第3章 組織
(役員)
第10条 本会に以下の役員を置く。
(1)会長1名
(2)副会長3名
②前項に定める役員は、以下に定める事項をその職務とする。
(1)会長は本会を代表し、その運営を統括する。
(2)副会長は会長を補佐し、また担当局を統括する。
★団体の状況により組織体制は変わりうるため、規則ではどんな体制になっても変わらない役職のみ定め、その他は会議で定めるとした方が柔軟な運用ができます。
(各局の職務)
第11条 本会に以下の局を設置する。
(1)演奏局
(2)企画局
(3)総務局
②前項に定める局は、以下に定める事項をその職務とする。
(1)演奏局は、練習計画の立案およびその遂行等を担当する。
(2)企画局は、各種演奏会や行事等の企画立案およびその遂行等を担当する。
(3)総務局は、会計、備品管理、広報その他本会の運営に必要な業務を担当する。
(役員の罷免)
第12条 役員は会員の3分の2以上の署名をもってただちにその職権を失う。
(役員の交代)
第13条 役員の任期は1年とし、原則として定期演奏会後最初に召集される総会における議決に基づき交代する。ただし役員の再任を妨げない。
②前条により役員が罷免され、もしくはやむなき理由により職務を続けることができなくなった場合、総会における議決に基づき役員を選出しなければならない。

第4章 会議
(開催)★条項の内容に柔軟性を持たせたい場合「原則として」という言葉は有用です。
第14条 原則として毎月最初の練習日に、会長は総会を招集する。
②その他必要に応じて役員は臨時総会を招集できる。
(議長)
第15条 議事の進行は、原則として会議の招集者が議長としてこれを行う。
(定足数および議決)
第16条 総会は会員の過半数の出席で成立する。成立しない場合には原則として翌練習日に持ち越しとする。
②議決を要する事項については、出席者の過半数で決し、可否同数の時は、再び審議した後議決を行う。さらに同数の場合は議長が決する方法による。
③議長も議決権を持つ。
(議事)
第17条 総会では、組織体制、活動計画、予算その他に関する事項を議決し、また活動や会計その他の状況について報告を受けるものとする。
(役員会およびその他の会議)
第18条 運営状況の確認等のため役員その他必要な会員により役員会を構成し、会長は必要に応じこれを召集する。
②総会での議決により各局の局会や各種行事等に係る実行委員会等を設け、その運営を委任することができる。
★小規模団体では総会のみで運営を進めることができますが、大規模団体になるとこのように活動方針等の大枠を総会で決め、実際の運営は実行委員会等に委任する方法もあります。

第5章 会計
(会計年度)
第19条 本会の会計年度は12月に始まり翌年の11月までとする。★必ずしも4月~3月にしなければならないことは無く、代替わり等の事情を考慮し定めます。
(会計管理)
第20条 会計は総務局に設置する会計責任者がこれを行う。なお各種行事等の特別会計を立てる場合、必要に応じその業務を他の者に委任することができる。
②会計は総会において議決された予算に基づき会計を執行し、その状況を決算として総会に報告しなければならない。
③総務局長は四半期に一度、月末集計時に会計監査を行い、その内容を総会に報告しなければならない。
★会計は運営に密接にかかわっているため、役員に含めるか、もしくは役員が逐次監査する体制を整えます。
(会費)
第21条 会費の額は総会においてこれを定める。
②新入会員については、入会した月の会費を免除する。
③休会を認められた会員については、その間の会費を免除する。
(支出)
第22条 支出は原則として会員が立替えるものとする。この際必ず領収書、もしくは領収証が発行されない場合はその代わりとなるものを受取り、会計に提出しなくてはならない。


第6章 改正
(改正)
第23条 この会則の改正は、総会において会員の3分の2以上が賛成した場合これを行う。

附則 この会則は○○年○月○○日より施行する。
②この会則は××年×月××日に改正し、施行する。

●様式の例

 

入会届・会員情報変更届・休会届・退会届※

20  年  月  日

□□アンサンブル会長殿


 私は以下の通り(入会・会員情報変更・休会・退会)※を希望するので届出いたします。


1.氏名   (フリガナ)               
                         
2.住所   〒     
       .                           
3.電話番号 (固定)            
       (携帯)             
4.メールアドレス (PC)                
       (携帯)                 
5.休会期間 (休会の場合のみ記入) 20  年  月  日~20  年  月  日

以上


(備考)
・下線欄に記入すること。なお※欄は該当するものを○で囲むこと。
・会員情報変更の場合、氏名を記入の上、住所・電話番号・メールアドレスは変更箇所のみ記入し、変更がない個所は空欄にすること。
・記入された情報は総務局が責任を持って管理し、本会の運営に関してのみ使用します。

2013.6.15追記

会則例第9条③について、当事者の情報を会議の場で公にすることがプライバシーの侵害となる場合も想定されます。自主退会を促し、それでも居残る場合は会議とは別の方法で退会できるようにすることも必要かもしれません。