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第04回 アイデア会議とセレモニー会議

冒頭のダメ会議の様子、見覚えある人もいるかしら?

アニメ「響け!ユーフォニアム」第2話で部の方針を話し合う際に

こうした会議の描かれ方がされているわ。

もちろん作品自体が悪い訳ではなくて、このような会議スタイルに

なってしまっている今の吹奏楽界を忠実に描写するとこうなるってだけで。

 

もし「生徒に自由に決めさせると団体が良くない方向に向かってしまう」

「発言しないことは了解したと見なされる」等と思ってる人がいるとしたら

ちょっと頂けないわね。

やり方を工夫しさえすれば、所属員の意向を踏まえつつ

団体を良い方向に持って行けるような、そんな会議が実現できるわ。

まずは「アイデア会議」「セレモニー会議」の違いを意識すること。

国会中継とかあまり見ないかもしれないけど、全ての議員が集まる

「本会議」はあくまでセレモニー会議で、細かい議論はその前に

「厚生労働委員会」「予算委員会」等のアイデア会議で行っているわね。

このように、一般社会でもこの二つの会議の区別は重要とされているわ。

 

音楽の練習でもそうね。

いきなり合奏をするのではなく、まずはパート練習やセクション練習で

細かい部分まで作り込んでおくでしょ。

会議でも練習でも、参加する人数によって目的が変わってくるという

感覚を、まずは持っておきましょう!

アイデア会議の方法として「ブレインストーミング」があるわ。

少人数で行い、自由なアイデアを出すためにお互いの批判はせず、

なるべく多くのアイデアを出し合い、出たアイデアを発展させていく

こともするわ。

あくまでアイデア出しが目的なので、結論としてまとめようとしないこと。

 

そこで出た多量のアイデアは、1つのアイデアを1つのカードに書き

そのカードをグルーピングしてまとめていく「KJ法」や、

キーワードを放射状に広げまとめていく「マインドマップ」といった

方法で集約して、セレモニー会議に持って行ける状態の資料を

作成していくのよ。

 

これらはweb上にも参考となる情報が多くあるので

ちょっと勉強して実戦してみましょう!

セレモニー会議では、団体としての意思決定を行うけれど

あまり細かい意思決定まで会議でやらなければならないとすると

大変よね。

例えば「楽屋に用意する水は『いろはす』か『ボルヴィック』か」

とかは、いちいち会議で決めてたら仕事も進まないし

会議の時間がいくらあっても足りないわ。

 

そこで「こうした細部の意思決定については、この係の人が決める、

ということで皆さん了解してください」としておくのがいいわ。

さっきの例だと、予算案の中で「演奏会で使う物品はいくら」と

決めて、その範囲内での支出は係におまかせするとかね。

 

またセレモニー会議はいわゆるホウレンソウ(報告・連絡・相談)の

場ともなるけど、これも細かい部分までやってたら時間が無くなるので

メーリングリストやグループウェア等を活用して

会議以外の場で行うのもいいわね。

「会議は長くてツマラナイもの」というイメージがどうしてもあるけど

工夫次第でいくらでも素敵な会議を実現できるわ。

ぜひがんばっていきましょう!

 

それじゃ次回は「第05回 団体の方向性を揃えよう!」よ。

おたのしみに!